Datenschutzerklärung der App

Diese Erklärung gilt für die Mobil-App Filialmanager für Android und iOS. Für die Website und die Webanwendung gelten eigene Erklärungen. Die App ist ein Arbeitsmittel: Du bekommst den Zugang von deinem Arbeitgeber, und sie ist nur mit einem Konto nutzbar, das er für dich angelegt hat.

Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist dein Arbeitgeber — der Betrieb bzw. Filialbetreiber, der dir den Zugang zur App gegeben hat. Er entscheidet, welche Funktionen du nutzt, wer deine Daten sehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden. Seine Kontaktdaten und die seines Datenschutzbeauftragten, falls er einen benannt hat, erhältst du bei ihm. An ihn richtest du auch Anfragen zu deinen Rechten.

Anbieter der App und Auftragsverarbeiter

Die App und die dahinterliegende Plattform betreibt:
CloudLog UG (haftungsbeschränkt)
Bundenweg 31
60320 Frankfurt am Main, Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführer Marco Siciliano und Eric Laufer
Telefon: +49 69 80908511
E-Mail: info@cloudlog.aero

Wir verarbeiten deine Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — ausschließlich im Auftrag und nach Weisung deines Arbeitgebers, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Wir nutzen deine Daten nicht für eigene Zwecke. Erreicht uns eine Anfrage zu deinen Rechten direkt, leiten wir sie an deinen Arbeitgeber weiter.

Was die App nicht tut

Die App enthält keine Werbung, kein Tracking, keine Nutzungsanalyse und kein automatisches Fehler-Reporting an Dritte. Sie verfolgt deinen Standort nicht im Hintergrund und legt keine eigene Datenbank auf deinem Gerät an. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt — ob du außerhalb der Filiale stempeln darfst, legt dein Arbeitgeber fest, nicht ein Algorithmus.

Anmeldung

Du meldest dich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder mit deinem Google-Konto an. Die Anmeldung läuft über Firebase Authentication, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden deine E-Mail-Adresse, bei der Google-Anmeldung auch dein Name und deine Google-Kennung, sowie technische Angaben zum Gerät an Firebase übermittelt. Vergisst du dein Passwort, verschickt Firebase die E-Mail zum Zurücksetzen.

Nach der Anmeldung lädt die App dein Profil vom Server: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild, deine Filialen sowie Rollen und Berechtigungen. Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Durchführung deines Beschäftigungsverhältnisses.

Arbeitszeiterfassung und Standort

Beim Ein- und Ausstempeln prüft der Server, ob du dich an deiner Filiale befindest. Dafür ermittelt die App deinen Standort — nur in diesem Moment: wenn du den Bildschirm zur Zeiterfassung öffnest und wenn du stempelst. Der Standort wird nicht im Hintergrund und nicht zwischen zwei Stempelungen erfasst.

Übertragen werden:

Breiten- und Längengrad sowie die Genauigkeit der Ortung
wie alt die Positionsangabe ist und die Uhrzeit deines Geräts
ob das Betriebssystem den Standort als simuliert meldet — damit ein vorgetäuschter Ort erkennbar ist
ein Grund, den du selbst eingibst, wenn du mit Erlaubnis deines Arbeitgebers außerhalb der Filiale stempelst

Die Prüfung findet ausschließlich auf dem Server statt; die App kennt die Koordinaten der Filialen nicht. Gespeichert werden zu jeder Stempelung Zeitpunkt, Position, Entfernung zur Filiale, der dabei geltende Umkreis (üblicherweise 150 m) und das Ergebnis. Stempelungen sind unveränderlich. Korrigiert die Filialleitung eine erfasste Zeit, bleibt der alte Wert zusammen mit der Begründung und dem Namen der korrigierenden Person erhalten, damit die Zeiterfassung nachvollziehbar bleibt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — die Pflicht deines Arbeitgebers, die Arbeitszeit zu erfassen — sowie § 26 BDSG. Die Standortprüfung dient dazu, dass die erfasste Zeit tatsächlich am Arbeitsort beginnt und endet.

Du kannst den Standortzugriff jederzeit in den Einstellungen deines Geräts entziehen. Die App fragt dann beim nächsten Stempeln erneut. Ohne Standort ist Stempeln nur möglich, wenn dein Arbeitgeber dir das Stempeln außerhalb der Filiale erlaubt hat; dann gibst du einen Grund an.

Dienstplan und Wetter

Die App zeigt deinen Dienstplan und die Wettervorhersage für deine Filiale. Das Wetter fragt unser Server bei Bright Sky ab, einem freien Dienst für Daten des Deutschen Wetterdienstes. Dabei wird nur der Ort der Filiale übermittelt — von deinem Gerät und über dich gehen keine Daten an Bright Sky.

Profilbild

Du kannst ein Profilbild mit der Kamera aufnehmen oder aus deiner Mediathek wählen. Die App liest nur das Bild, das du auswählst, fordert keine Metadaten wie Aufnahmeort an und verkleinert es vor dem Hochladen. Das Bild wird in deinem Profil gespeichert und ist für Kolleginnen und Kollegen deines Betriebs sichtbar. Du kannst es jederzeit ändern. Das Hinzufügen ist freiwillig; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Anleitungen

Die App zeigt Arbeitsanleitungen mit Texten, Bildern und Videos. Berechtigte Personen können darin Fotos und Videos aufnehmen oder aus der Mediathek hinzufügen; bei Videos wird dafür auch das Mikrofon genutzt. Kamera und Mikrofon werden nur verwendet, wenn du selbst eine Aufnahme startest. Videos werden direkt in einen Speicher bei Google Cloud in Frankfurt hochgeladen. Links in Anleitungen öffnen sich in deinem Browser; dort gelten die Bestimmungen der jeweiligen Seite.

Benachrichtigungen

Damit die App merkt, wenn sich dein Dienststatus ändert — etwa weil du in der Webanwendung ausgestempelt wurdest — nutzt sie Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited) und auf iOS den Apple Push Notification Service (Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Cork, Irland). Dafür speichern wir zu deinem Konto ein Push-Token, die Plattform (Android oder iOS) und die Version des Betriebssystems. Die Nachrichten enthalten nur einen Hinweis, dass sich etwas geändert hat, und erzeugen keinen Ton. Beim Abmelden löscht die App das Token auf dem Server.

Während ein Dienst läuft, zeigt die App eine dauerhafte Anzeige mit Dienstbeginn und Filiale — auf iOS als Live-Aktivität, auf Android als Benachrichtigung. Sie wird auf deinem Gerät erzeugt; dafür werden keine Daten übertragen.

Berechtigungen im Überblick

Standort (nur während der Nutzung) — Prüfung beim Stempeln. Ohne ihn ist Stempeln nur mit Erlaubnis zum Stempeln außerhalb der Filiale möglich.
Kamera — Profilbild und Aufnahmen für Anleitungen. Optional.
Fotos und Mediathek — nur die Dateien, die du auswählst. Optional.
Mikrofon — Ton bei Videos für Anleitungen. Optional.
Benachrichtigungen — Anzeige des laufenden Dienstes. Optional.

Jede Berechtigung kannst du in den Einstellungen deines Geräts erteilen und entziehen.

Protokollierung auf dem Server

Bei jeder Änderung, die über die App auf dem Server ausgelöst wird, speichern wir, wer sie wann vorgenommen hat, zusammen mit IP-Adresse, Kennung der App-Version bzw. des Geräts (User-Agent) und der aufgerufenen Funktion. Das dient der Nachvollziehbarkeit von Änderungen und der Sicherheit des Systems. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherung auf deinem Gerät

Auf deinem Gerät bleiben nur die Anmeldesitzung, die das Firebase-SDK verwaltet, und das Push-Token. Ausgewählte Bilder und Videos legt das Betriebssystem kurzzeitig in einem temporären Ordner der App ab. Meldest du dich ab oder löschst du die App, werden diese Daten entfernt.

Hosting und Empfänger

Server, Datenbank und Dateispeicher der Plattform laufen bei der Google Cloud (Google Ireland Limited) in der Region europe-west3 in Frankfurt am Main. Google ist für uns als Unterauftragsverarbeiter tätig.

Bei Firebase Authentication, Firebase Cloud Messaging, der Google-Anmeldung und dem Apple Push Notification Service ist eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, möglich. Google und Apple sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Innerhalb deines Betriebs sehen die Personen deine Daten, denen dein Arbeitgeber die entsprechende Berechtigung gegeben hat, etwa die Filialleitung für die Zeiterfassung.

Speicherdauer

Deine Profildaten werden gespeichert, solange dein Zugang besteht. Löscht dein Arbeitgeber deinen Zugang, werden auch deine registrierten Geräte für Benachrichtigungen gelöscht.

Stempelungen einschließlich der dabei erfassten Position werden aufbewahrt, bis die gesetzlichen Fristen abgelaufen sind: mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG, und länger, soweit sie für die Lohnabrechnung nach § 147 AO oder § 257 HGB aufzubewahren sind. Danach werden sie gelöscht.

Deine Rechte

Du hast gegenüber deinem Arbeitgeber das Recht auf:

Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wende dich dafür an deinen Arbeitgeber. Du kannst uns auch direkt unter info@cloudlog.aero schreiben; wir leiten deine Anfrage weiter und unterstützen deinen Arbeitgeber bei der Beantwortung.

Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Behörde am Sitz deines Arbeitgebers oder an deinem Arbeitsort. Für uns als Anbieter zuständig ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich, was die App tut, ändern wir diese Erklärung mit. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 18.09.2026